DVAN | Nieuws | Nieuws | Blog 2 - de curator kijkt anders

Onvolledige administratie (van interne afspraken)? Problemen bij bewijsvoering en aansprakelijkheid
Administratie voelt in de dagelijkse praktijk vaak als iets operationeels. Afspraken worden mondeling gemaakt, besluiten snel genomen en verantwoordelijkheden impliciet verdeeld. Zolang alles goed gaat, levert dat zelden problemen op. Maar zodra er discussie ontstaat, een conflict escaleert of de onderneming failleert, verandert het perspectief.

Een onvolledige administratie is dan ook niet alleen een intern organisatorisch probleem, maar kan verstrekkende externe gevolgen hebben. Bij een verkoop of herstructurering van de onderneming, maar ook in geval van een faillissement. Een curator ziet namelijk meer dan alleen cijfers. Ontbrekende administratie kan verstrekkende gevolgen hebben:

bewijsproblemen bij interne afspraken of taakverdeling;
discussie over bevoegdheden en besluitvorming;
civielrechtelijke bestuurdersaansprakelijkheid; en
in ernstige gevallen, zelfs strafrechtelijke consequenties.

Het belang van een zorgvuldige en complete administratie kan niet worden overschat.

Méér dan een boekhoudplicht
De administratieplicht is een wettelijke kernverplichting (artikelen 2:10 en 3:15i Burgerlijk Wetboek (‘BW’)). De norm is eenvoudig geformuleerd, maar streng in uitwerking: uit de administratie moet op ieder moment kunnen worden afgeleid wat de rechten en verplichtingen van de onderneming zijn.

Dat betekent dat niet alleen achteraf zichtbaar moet zijn wat er is verdiend en betaald, maar ook dat op elk moment duidelijk is:

welke verplichtingen openstaan;
welke vorderingen bestaan;
hoe de financiële positie daadwerkelijk is; en
welke besluiten en afspraken daaraan ten grondslag liggen.

De administratie moet bovendien zó zijn ingericht dat achteraf verantwoording kan worden afgelegd over het gevoerde beleid. Niet alleen over cijfers, maar ook over keuzes.

De bewaartermijn van zeven jaar onderstreept dat karakter: de administratie is geen momentopname, maar een reconstructiemiddel.

Wat verlangt de wet concreet?
De wettelijke administratieplicht is bewust open geformuleerd. De wet schrijft niet voor hoe de administratie precies moet worden ingericht, maar wat zij moet kunnen laten zien. De rechtspraak heeft die norm verder ingevuld.
Volgens de Hoge Raad kunnen bij de beoordeling of een administratie voldoet aan artikel 2:10 BW ook andere elementen van belang zijn dan alleen debiteuren, crediteuren en liquiditeiten.¹ Doorslaggevend is of de administratie, gelet op de aard en omvang van de onderneming, een betrouwbaar en samenhangend beeld geeft van de rechten en verplichtingen van de vennootschap.²

Dat betekent concreet:

de inrichting van de administratie verschilt per onderneming;
maar zij moet altijd aansluiten bij de werkzaamheden, organisatie en risico’s van die onderneming;
en zij moet het bestuur in staat stellen om verantwoord beslissingen te nemen op basis van actuele en betrouwbare informatie.³

Diezelfde administratie moet óók voor derden begrijpelijk zijn. In faillissement kijkt de curator immers mee. Uit de administratie moet dan zonder giswerk kunnen worden afgeleid (i) welke afspraken zijn gemaakt, (ii) door wie, (iii) op basis van welke bevoegdheid en (iv) met welke financiële gevolgen.

Ontbreekt die samenhang, dan is niet voldaan aan de administratieplicht.

Civielrechtelijke gevolgen: wie niets vastlegt, kan niets bewijzen
Bij faillissement verricht de curator standaard oorzaken- en rechtmatigheidsonderzoek. Daarbij staat één vraag centraal: “Wat is er gebeurd in de periode voorafgaand aan het faillissement?”

Om die vraag te beantwoorden, moet de curator kunnen reconstrueren:

welke afspraken zijn gemaakt;
wie welke beslissingen heeft genomen;
op basis waarvan betalingen of andere transacties zijn verricht; en
welke verplichtingen op het moment van faillissement bestonden.

Ontbreekt die vastlegging, dan ontstaan direct problemen. Zonder documentatie is vaak niet vast te stellen:

of betalingen of andere transacties een rechtsgeldige grondslag hadden;
of overeenkomsten überhaupt bestonden; en
of degene die handelde daartoe bevoegd was.

In de praktijk betekent dit dat bij een gebrekkige administratie al snel wordt aangenomen dat afspraken niet bestonden, niet afdwingbaar waren of onbevoegd tot stand zijn gekomen. Dat raakt niet alleen de positie van de vennootschap, maar ook die van het bestuur in privé.

Van administratief gebrek naar hoofdelijke aansprakelijkheid
Het risico van een onvolledige administratie blijft niet beperkt tot bewijsproblemen. De wet verbindt daaraan zware civielrechtelijke gevolgen.

Wanneer niet is voldaan aan artikel 2:10 BW, staat vast dat het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld.⁴ Bovendien geldt dan het wettelijke vermoeden dat deze onbehoorlijke taakvervulling een belangrijke oorzaak van het faillissement is geweest. De bewijslast verschuift: het bestuur moet aantonen dat het faillissement een andere oorzaak had.

Bij een gebrekkige administratie loopt het bestuur dus het risico hoofdelijk aansprakelijk te worden gesteld voor het boedeltekort, zonder dat de curator eerst inhoudelijk hoeft te bewijzen dat specifieke besluiten verkeerd waren.

Daarnaast kan de curator afzonderlijke rechtshandelingen vernietigen met een beroep op de actio pauliana. Daarop komen wij terug in blogs 3 en 4 van deze blogreeks.

Geen theoretisch risico
Dat dit geen theoretisch risico is, blijkt uit de vele rechtspraak over dit onderwerp.⁵ In een recente uitspraak van de rechtbank Gelderland uit 2025 werd een bestuurder nog aansprakelijk gehouden wegens een ernstig gebrekkige administratie.⁶ Van één boekjaar ontbraken onder meer jaarstukken, grootboekgegevens en inzichtelijke debiteuren- en crediteurenlijsten. Van het daaropvolgende jaar was vrijwel geen administratie meer aanwezig. Digitale administraties waren verwijderd en er was geen back-up gemaakt.

De bestuurder verweerde zich met de stelling dat de boekhouder was vertrokken. Dat verweer hield geen stand. De rechtbank oordeelde dat het naleven van de administratieplicht een kerntaak van het bestuur is en blijft. Het ontbreken van administratie kwam volledig voor rekening van de bestuurder, die persoonlijk aansprakelijk werd gehouden voor het boedeltekort.

Bewijs: wie moet wat aantonen?
In procedures over bestuurdersaansprakelijkheid geldt als uitgangspunt dat de curator moet stellen en – bij betwisting – bewijzen dat niet is voldaan aan de administratieplicht.⁷

Maar juist dáár dreigt een kantelpunt.

Als vaststaat dat artikel 2:10 BW is geschonden, dan grijpen de artikelen 2:138 en 2:248 BW in. In dat geval wordt vermoed dat het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld én dat dit een belangrijke oorzaak van het faillissement is geweest.

Vanaf dat moment verschuift het speelveld.

Het is dan aan het bestuur om aannemelijk te maken dat:⁸

andere feiten of omstandigheden een belangrijke oorzaak van het faillissement zijn geweest; en
dat het faillissement dus niet is terug te voeren op de gebrekkige administratie.

Dat kan bijvoorbeeld een externe omstandigheid zijn, maar ook ander bestuurshandelen of -nalaten dat op zichzelf niet onbehoorlijk was.⁹

Zonder adequate administratie is dat een vrijwel onmogelijke opgave. Wie niet kan reconstrueren wat er is gebeurd, kan moeilijk aantonen dat het faillissement een andere oorzaak had. De administratie bepaalt daarmee in hoge mate de bewijspositie.

Raad van commissarissen: toezicht is geen formaliteit
Ook commissarissen kunnen niet achteroverleunen. De wet bepaalt dat de regels over bestuurdersaansprakelijkheid bij faillissement óók gelden voor de taakvervulling van de raad van commissarissen (artikelen 2:139 en 2:259 BW).

Commissarissen zijn niet zelf verantwoordelijk voor het voeren van de administratie. Maar zij moeten wél toezicht houden op de naleving daarvan door het bestuur.

Dat betekent concreet:

zich actief laten informeren over de inrichting van de administratie;
kritisch doorvragen bij signalen van achterstanden of gebreken; en
zo nodig ingrijpen.

Dat ingrijpen kan ver gaan: van het geven van bindende aanwijzingen tot het schorsen van een bestuurder of het bevorderen van diens ontslag.10

Passief toezien kan in faillissement worden uitgelegd als tekortschietend toezicht — met dezelfde aansprakelijkheidsrisico’s.

Bestuursverbod
Wanneer een bestuurder via een vonnis van de rechter onherroepelijk aansprakelijk wordt gehouden, kan daar méér uit voortvloeien dan alleen een veroordeling tot betaling van het boedeltekort.

Op vordering van de curator of het Openbaar Ministerie kan de rechtbank ook een bestuursverbod opleggen (artikel 106a e.v. Faillissementswet).

Dat verbod kan oplopen tot vijf jaar en betekent dat de betrokkene:

geen bestuurder of commissaris mag zijn van een rechtspersoon; en
ook niet als feitelijk beleidsbepaler mag optreden.

In de praktijk wordt een verzoek om een bestuursverbod regelmatig gecombineerd met een aansprakelijkheidsprocedure.11

De impact is daarmee niet alleen financieel, maar ook reputatie- en carrièrebepalend.

Strafrechtelijke consequenties
Een onvolledige administratie kan ook strafrechtelijke risico’s hebben. Wanneer bijvoorbeeld administratie ontbreekt, bewust onvolledig wordt gehouden of achteraf niet (meer) te reconstrueren is, kán dit onder omstandigheden worden gekwalificeerd als faillissementsfraude. Met nader onderzoek door het Openbaar Ministerie tot gevolg.

De risico’s daarvan gelden niet alleen voor bestuurders, maar – afhankelijk van de omstandigheden – ook voor commissarissen.

Wat begint als een administratief probleem, kan daarmee uitgroeien tot een strafrechtelijk dossier.

Tot slot
Afspraken die niet worden vastgelegd lijken op het eerste gezicht onschuldig en efficiënt. In geval van faillissement blijken zij echter vaak de achilleshiel van bestuurders en commissarissen. Wat niet is gedocumenteerd, is moeilijk te bewijzen en kan mede daardoor tot aansprakelijkheid leiden.

Het faillissementsrisico beperkt zich echter niet tot wat er niet is vastgelegd. Ook zorgvuldig gedocumenteerde transacties kunnen door de curator onder de loep worden genomen. Onder omstandigheden kan de curator deze afspraken met een beroep op de pauliana vernietigen. In blog 3 gaan wij in op dat risico bij het verschaffen van zekerheden in financieel kwetsbare situaties.

Volg deze reeks en blijf scherp op jouw juridisch speelveld. Deel dit blog met collega’s en link via LinkedIn met Emily Husta en Vincent van den Bos zodat je direct op de hoogte bent als de volgende aflevering “Zekerheden verschaffen in risicovolle situaties. Risico op vernietiging van transactie door curator” beschikbaar komt.

[1] HR 11 juni 1993, ECLI:NL:HR:1993:ZC0994 (Brens q.q./Sarper); HR 10 oktober 2014, ECLI:NL:HR:2014:2932 (Rosbeek q.q./Rademakers).

[2] Hof Arnhem-Leeuwarden 10 november 2015, ECLI:NL:GHARL:2015:8504, r.o. 5.8; Hof Leeuwarden 3 april 2012, ECLI:GHLEE:2012:BW0725, r.o. 3.5.

[3] Hof Leeuwarden 3 april 2012, ECLI:GHLEE:2012:BW0725, r.o. 3.6.

[4] Artikel 2:138 BW (naamloze vennootschap) en artikel 2:248 BW (besloten vennootschap).

[5] Een selectie: Rb. Overijssel 15 oktober 2025, ECLI:NL:RBOVE:2025:6113, r.o. 6.9 – 6.11 en 6.16 – 6.24; Rb. Rotterdam 23 juli 2025, ECLI:NL:RBROT:2025:9127, r.o. 4.9 – 4.13; Rb. Zeeland-West-Brabant 2 april 2025, ECLI:NL:RBZWB:2025:1894, r.o. 4.16 – 4.19; Rb. Amsterdam 19 maart 2025, ECLI:NL:RBAMS:2025:2536, r.o. 3.22; Hof Amsterdam 14 januari 2025, ECLI:NL:GHAMS:2025:71, r.o. 5.3 – 5.10.