Als de relatie de risicofactor wordt
Iedere accountant kent ze wel: klanten die veel vragen, grenzen oprekken of tussen de regels door iets anders verwachten. Vaak wil je de relatie behouden, maar voel je ook dat het juridisch begint te schuren. Soms komt dat besef (te) laat.

In dit slotdeel van de blogreeks “De professionele grens. Juridische risico’s voor MKB-accountants” bespreken we hoe je die situaties tijdig herkent, juridisch de juiste stappen zet en toch professioneel blijft.

Rolafbakening als juridische bescherming
Als het spannend wordt, telt wat er staat. Toch wordt dossiervorming in de praktijk vaak verwaarloosd; juist bij langdurige of vertrouwde klanten.

Wat je minimaal moet vastleggen:

• Heldere opdrachtomschrijving (wat je wel en niet doet);
• Schriftelijke bevestiging bij elke taakuitbreiding;
• Adviezen, waarschuwingen en opmerkingen (schriftelijk bevestigd);
• Gesprekken waarin verwachtingen of twijfels zijn uitgesproken;
• Signaleringen, risico’s of onregelmatigheden (met terugkoppeling).

Veranker dit in je routine. Juridisch gezien is het eenvoudiger om je grenzen te handhaven als ze vooraf én onderweg duidelijk zijn gecommuniceerd.

Tips:

• Gebruik standaardformats voor gespreksverslagen of reviewnotities;
• Neem e-mails met belangrijke context actief op in het klantdossier. Voorkom: “ik dacht echt dat ik hierover een mail had verzonden, maar […]”;
• Herhaling: leg óók vast wat je niet doet (bijv. “geen beoordeling van fiscale structuur”).

Herken de risicocliënt
Het risico zit niet bij de cliënten die rechtstreeks vragen om de wet of beroepsregels te schenden. Aan dat soort verzoeken kun je niet meewerken. Vaker gaat het onbewust, steeds met de bedoeling die cliënt te ondersteunen. Let voor het herkennen van die verborgen risico’s op signalen zoals: 

• Verzoeken tot aanpassing achteraf, zónder nieuwe feiten;
• Adviesvragen buiten je opdracht (“wat moet ik hiermee voor de fiscus doen?” of “moet ik dit écht melden aan de bank?”);
• Verkapte druk (“dat kan jij toch wel oplossen?”);
• Pogingen tot gedeelde verantwoordelijkheid (“we hebben dit toch samen zo besproken?”).

Tip: vertrouw op je onderbuikgevoel. Klanten die grenzen opzoeken, doen dat vaker.

Escaleren zonder de relatie te schaden
Soms zie je iets bij een klant wat niet klopt of loop je tegen informatie aan die je niet kunt negeren. Hoe geef je dan een duidelijke waarschuwing? 

• Kies het juiste moment en de juiste toon. Formuleer zakelijk en feitelijk, zonder waardeoordeel;
• Bied alternatieven aan die wel binnen jouw rol passen;
• Documenteer altijd wat je weigert en waarom. In ieder geval voor jouw eigen administratie, bijvoorbeeld:
• “We begrijpen dat dit belangrijk voor u is, maar dit valt buiten de scope van onze opdracht. We kunnen het eventueel apart bekijken en beoordelen, tegen een apart honorarium.”
• Bij twijfel is “wij adviseren u dringend juridisch advies in te winnen over deze kwestie” beter dan “voor zover wij kunnen beoordelen op basis van de ons verstrekte informatie […]”. Blijf binnen jouw opdracht; blijf weg van juridisch advies.

Tijd voor een exit? Doe het doordacht
Als afscheid nemen de enige optie is, wees dan duidelijk én juridisch zorgvuldig. Laat er geen misverstand over bestaan dat en op welke termijn de bijstand stopt.

Redenen voor een exit zijn:

• Cliënt weigert essentiële (aanvullende) informatie te geven;
• Een vermoeden van fraude of onregelmatigheden (integriteitsschendingen);
• Conflicterend belang of gebrek aan objectiviteit;
• Er ontstaat druk om een oordeel of verklaring af te geven die je niet kunt waarmaken;
• Verandering van wet- en regelgeving.   

Wat je dan moet doen:

Voorbereiding

• Overleg met de cliënt over de door cliënt veroorzaakte problemen bij de uitvoering van de opdracht;
• Raadpleeg een compliance officer, de verzekeraar of een jurist. Zorgvuldigheid en een juiste belangenafweging zijn essentieel.¹ Is er een andere collega die de opdracht kan overnemen? Kan een deel van de opdracht alsnog worden uitgevoerd?
• Geen verbetering: kondig het voornemen van beëindiging tijdig schriftelijk aan.²  

Beëindiging

• Nog altijd geen verbetering? Leg schriftelijk vast waarom je de opdracht beëindigt.³ Niet elke reden houdt juridisch stand. Overleg éérst met een jurist en wees zorgvuldig;
• Vermijd beschuldigende taal. Houd het feitelijk en professioneel;⁴  
• Opzegtermijn: direct (ernstige vertrouwensbreuk), conform algemene voorwaarden bij redelijke termijn of afwijkende termijn (bijzondere omstandigheden, belangenafweging);⁵ 
• Wijs de cliënt op eventuele termijnen en de gevolgen als deadlines niet worden gehaald;
• Blokkeer niet direct de toegang tot digitale (boekhoud)systemen.⁶  Zorg voor een nette overdracht.

Vervolgacties

• Indien nodig: informeer ook andere betrokkenen, bijvoorbeeld een opvolgend accountant⁷ of de AFM (bij een wettelijke controle);
• Informeer de verzekeraar over een ontvangen claim of de aankondiging daarvan;
• Let op: facturen blijven mogelijk onbetaald (o.a. discussie over kwaliteit van werk).

Tot slot 
Jezelf juridisch beschermen hoeft niet ingewikkeld te zijn én hoeft de klantrelatie niet te beschadigen. Communiceer helder, signaleer tijdig en documenteer zorgvuldig.

Afronding van deze blogreeks: juridisch stevig staan in een veeleisend vak
De serie “De professionele grens. Juridische risico’s voor MKB-accountants” bood vier perspectieven op juridische risico’s in het accountantsvak:

1. Poortwachtersfunctie en meldplicht
2. Aansprakelijkheid en tuchtrecht
3. Verzekeringsdekking
4. Cliëntrisico’s en relatiebeheer

Moraal van het verhaal: juridisch stevig staan begint bij het helder houden van je rol én die goed vastleggen. Niet om je af te schermen, maar om je werk duurzaam en professioneel te kunnen blijven doen. Naast, maar niet in plaats van jouw cliënt.

Vond je deze blogreeks waardevol? Deel “De professionele grens. Juridische risico’s voor MKB-accountants” gerust met collega’s en meld je aan voor onze nieuwsbrief voor nieuwe blogs over juridische risico’s in de adviespraktijk. Of neem contact op met Vincent van den Bos en Emily Husta voor een sessie in jouw kantoor over de juridische kant van het vak, met praktijkvoorbeelden uit de eigen sector.

[1] Vgl. Paragraaf 7 Stappenplan toetsingskader VGBA, in Toelichting bij de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants. Zie ook Accountantskamer Zwolle 18 oktober 2024, ECLI:NL:TACAKN:2024:67 (belangenafweging teruggave opdracht bindend adviseur); Accountantskamer Zwolle 30 augustus 2017, ECLI:NL:TACAKN:2017:54 (belangenafweging teruggave opdracht accountant); Accountantskamer Zwolle 17 april 2015, ECLI:NL:TACAKN:2015:51 (belangenafweging opschorten/beëindigen opdracht accountant).
[2] Accountantskamer Zwolle 3 maart 2017, ECLI:NL:TACAKN:2017:23 (reden opzegging onvoldoende duidelijk, rauwelijks beëindigen opdracht); Accountantskamer Zwolle 23 maart 2015, ECLI:NL:TACAKN:2015:45 (abrupt en zonder gegronde reden beëindigen opdracht); College van Beroep voor het bedrijfsleven, ECLI:NL:CBB:2012:BX3606 (rauwelijks beëindigen opdracht).
[3] College van Beroep voor het bedrijfsleven, ECLI:NL:CBB:2019:309 (beëindiging opdracht niet duidelijk gecommuniceerd); Accountantskamer Zwolle 3 maart 2017, ECLI:NL:TACAKN:2017:23 (reden opzegging onvoldoende duidelijk, rauwelijks beëindigen opdracht).
[4] Accountantskamer Zwolle 28 maart 2011, ECLI:NL:TACAKN:2011:YH0155 (ernstige beschuldigingen niet deugdelijk onderbouwd).
[5] Accountantskamer Zwolle 13 december 2019, ECLI:NL:TACAKN:2019:80 (onmiddellijke beëindiging, geen vertrouwensbasis meer); Gerechtshof ’s-Hertogenbosch 6 maart 2018, ECLI:NL:GHSHE:2018:881 (afwijking opzegtermijn algemene voorwaarden).
[6] College van Beroep voor het bedrijfsleven, ECLI:NL:CBB:2016:392 (onzorgvuldig handelen door toegang tot digitale (boekhoud)systemen te weigeren); Accountantskamer Zwolle 7 augustus 2015, ECLI:NL:TACAKN:2015:87 (onzorgvuldig handelen door toegang tot digitale (boekhoud)systemen te weigeren).
[7] Wees bewust van de fundamentele beginselen in de VGAB (o.a. de balans tussen vertrouwelijkheid en controle integriteit bij collegiaal overleg, artikel 15a). ​​​​​​​