Geschillen: Voorkomen is beter dan genezen

In de praktijk ontstaan regelmatig geschillen tussen de or en de bestuurder. Wat voor geschillen zijn er en hoe ontstaan ze? En hoe kun je ze voorkomen? Natuurlijk speelt communicatie ook hier een grote rol.

Het grootste deel van de geschillen ontstaat doordat de bestuurder een andere visie heeft op medezeggenschap dan de or. Vaak gaat het dan om de invulling van het adviesrecht en het instemmingsrecht. De bestuurder heeft er belang bij te beargumenteren dat een voorgenomen besluit hier niet onder valt, omdat hij het advies- of instemmingstraject dan niet hoeft te volgen, wat de besluitvorming en uitvoering bespoedigt. De or heeft meer invloed als zaken er wel onder vallen en heeft dus een ander belang. Uiteraard is in de artikelen 25 en 27 van de WOR verwoord welke zaken de bestuurder voor advies of goedkeuring aan de or moet voorleggen. Dit betekent echter niet dat hier in de praktijk geen discussie over kan ontstaan.

Ook de faciliteiten die de bestuurder de or of individuele leden ervan biedt, kunnen tot geschillen leiden. Het betreft dan het aantal uren dat or-leden aan de or mogen besteden of het opleidingsbudget of het aantal opleidingsdagen. Op grond van artikel 18 van de WOR gelden hiervoor minimumvereisten die de or – desnoods in een gerechtelijke procedure – kan afdwingen. Tevens kan in een ondernemingsovereenkomst een uitbreiding van de minimumvereisten overeengekomen worden.

Voorts kan de bestuurder de or ook weigeren deskundigen in te inschakelen. Dit terwijl de or op grond van artikel 16 van de WOR wel het recht hiertoe heeft. Bovendien dient de bestuurder dan ook de kosten voor zijn rekening te nemen als deze redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de or. Als de bestuurder weigert voor de inschakeling van een deskundige te betalen dan kan de or ook dit in rechte afdwingen.

Ook al is er om advies of instemming gevraagd, dan nog kan een besluit van de bestuurder leiden tot een geschil met de or. Dit is onder meer het geval wanneer de bestuurder het advies van de or (ongemotiveerd) naast zich neerlegt. Ook kan er een geschil ontstaan als de or instemming weigert en de bestuurder toch het voorgenomen besluit neemt.

Win advies in

Het is heel vervelend als er een geschil ontstaat. De ervaring leert dat in dat geval de verhoudingen dusdanig op scherp zijn gezet, dat directe communicatie tussen de or en de bestuurder niet meer mogelijk is of niet meer effectief is. In veel gevallen is dan de enige oplossing om een deskundige, bijvoorbeeld een advocaat of een mediator, in te schakelen. Om het niet zo ver te laten komen is het verstandig van tevoren de nodige maatregelen te treffen. Zo kunt u als or voor de uitleg van artikel 25 en 27 van de WOR zich altijd tot een advocaat richten. Die is van de laatste jurisprudentie op de hoogte en kan u meer vertellen over de uitleg van deze artikelen in de rechtspraak. Vroegtijdig advies inwinnen kan voorkomen dat van een onjuiste uitleg wordt uitgegaan en er een geschil ontstaat.

Ondernemingsovereenkomst

Voorts kan een ondernemingsovereenkomst in veel gevallen soelaas bieden. In de ondernemingsovereenkomst kunnen de advies- of instemmingsplichtige besluiten verder uitgewerkt worden (artikel 32 WOR). Ook is het mogelijk besluiten die niet onder artikel 25 en 27 van de WOR vallen toch onder het advies- of goedkeuringsrecht te laten vallen. Bij de samenstelling van de inhoud van de ondernemingsovereenkomst kunnen zowel de or als de bestuurder invloed uitoefenen om een voor beide partijen zo optimaal mogelijk resultaat te behalen.

Kosten vergoeden

Wat de faciliteiten betreft, is het is verstandig als de bestuurder bij een verzoek hierom niet te star reageert. Uiteraard moet hij de minimumvereisten uit de WOR gewoon respecteren. Het verzoek tot betaling van de kosten voor het inschakelen van een deskundige kan hij alleen weigeren als deze deskundige niet noodzakelijk is voor het vervullen van de taak van de or. Indien dat wel het geval is, kan de bestuurder de kosten beter maar gewoon vergoeden, omdat een gerechtelijke procedure hierover de verhouding niet ten goede komt en bovendien tot extra kosten leidt. Indien de bestuurder van het advies van de or afwijkt, moet dit gemotiveerd gebeuren. Indien de or instemming weigert, dan moet de bestuurder zorgvuldig bekijken of hij het voorgenomen besluit toch kan nemen.

In beide gevallen is juridisch advies van groot belang om zo de kansen op een gerechtelijke procedure te verkleinen en de hiermee gepaard gaande kosten zoveel mogelijk te voorkomen.

Duidelijk formuleren en informeren

Ook kunnen veel geschillen voorkomen worden door zaken vooraf duidelijk te formuleren, zoals in de hiervoor reeds genoemde ondernemingsovereenkomst. Daarnaast is het zinvol als de bestuurder de or veelvuldig en op tijd informeert over zaken die binnen de onderneming spelen. Hierdoor krijgt hij ook veel meer binding met de or. Zeker als hij dit op eigen initiatief doet en niet alleen op verzoek van de or (op grond van artikelen 31, 31a en 31b van de WOR). Het wederzijdse begrip zal hierdoor toenemen. Bovendien wordt de raad dan meer betrokken bij de onderneming, waardoor hij sneller het idee heeft dat de bestuurder hem serieus neemt. Wettelijk gezien hoeft er alleen een overlegvergadering gehouden te worden als de or of de bestuurder daarom vraagt. In het kader van een goede verstandhouding is het aan te raden periodiek een overlegvergadering te plannen. Het is dan ook gemakkelijker voor de bestuurder om de or over lopende kwesties te informeren. Ook voor de or zelf is een rol weggelegd. Hij kan zelf onderwerpen aangeven waarover hij overleg wil voeren door deze voor een overlegvergadering te agenderen. Hiermee houdt de or beter grip op onderwerpen die gevoelig liggen of die voor de achterban erg belangrijk zijn.